Czym jest zespół rozproszony? Definicja
Zespół rozproszony to grupa specjalistów, którzy pracują nad wspólnym projektem, ale niekoniecznie dzielą tę samą przestrzeń fizyczną. Mogą być rozsiani po różnych strefach czasowych, krajach czy kontynentach, a ich biurami często stają się domy, kawiarnie czy nawet plaże egzotycznych wysp. W tych niekonwencjonalnych ramach pracy komunikacja odbywa się głównie za pomocą technologii, takich jak wideokonferencje czy komunikatory. Choć wydaje się to skomplikowane, zespół rozproszony może działać równie efektywnie, a czasem nawet lepiej, niż tradycyjne teamy, które spotykają się codziennie w biurze. Jednak, aby tak było, konieczne jest zrozumienie specyfiki zarządzania zespołem na odległość.
Jakie wyzwania napotykają liderzy zespołów rozproszonych?
Manager zespołu rozproszonego staje nieustannie przed wyzwaniem skoordynowanie działań pracowników przebywających w różnych lokalizacjach. Komunikacja i nadzorowanie pracy zespołu, opiera się głównie na wirtualnych spotkaniach. Łatwo więc o nieporozumienia, błędy i konflikty. Dodatkowo liderzy mogą napotykać na trudności wynikające z innych godzin pracy, co jest efektem przebywania w różnych strefach czasowych. Wyobraź sobie sytuację, w której jeden członek zespołu zaczyna swój dzień pracy, podczas gdy inny właśnie kończy.
Zdaniem eksperta
Wszystko to tworzy skomplikowany krajobraz zarządzania, w którym lider musi nie tylko koordynować działania, ale również dbać o synchronizację pracy, integrację oraz odpowiednie motywowanie zespołu rozproszonego do realizacji celów. Wyzwania te wymagają od menagera nie tylko umiejętności technicznych, ale przede wszystkim zdolności do budowania relacji, komunikacji i adaptacji w różnorodnym środowisku. Liderzy, którzy chcą budować silny zespół rozproszony, chętnie korzystają z profesjonalnych szkoleń biznesowych – mówi Michał Kamiński.
Hybrydowy model pracy – jak zarządzać zespołem rozproszonym?
Kierowanie zespołem rozproszonym geograficznie to wyzwanie, które jednak w dzisiejszych czasach staje się coraz bardziej powszechne. Nie oznacza, że liderzy nie mogą się tego nauczyć, aby zagwarantować realizację projektów zawsze na czas. Pomocne w tym celu może być trzymanie się poniższych zasada oraz podniesienie kompetencji poprzez udział w organizowanym przez firmę Twoje Motywacje szkoleniu podstawy przywództwa i zarządzania ludźmi czy trening asertywności.
Zagwarantowanie odpowiednich narzędzi pracy
Zarządzanie zespołem pracowników, wykonujących swoje obowiązki poza firmą, wymaga zapewnienia odpowiednich narzędzi pracy. Innowacyjne aplikacje i programy potrafią zniwelować dystans między pracownikami, tworząc wirtualne biuro, które zapewnia stały kontakt. Dlatego warto wiedzieć, jakie aplikacje ułatwią pracownikom zespołów rozproszonych wykonanie zadań oraz wpłyną na efektywność pracy.
Regularny kontakt z członkami zespołu rozproszonego
Jak zapewnić efektywność, kiedy nasi pracownicy są rozsiani po różnych strefach czasowych, krajach czy nawet kontynentach? Osoby kierujące pracą zespołów rozproszonych muszą zadbać o regularny kontakt i ustalić zasady komunikacji.
Nawet jeśli nie możemy spotykać się fizycznie, warto zadbać o codzienne, krótkie rozmowy lub maile z podsumowaniem działań. Lider zespołu rozproszonego musi jasno określić godziny dostępności, formy komunikacji wirtualnej oraz zachęcić do regularnej komunikacji zdalnej i wymiany informacji. W ten sposób uniknie niedomówień, ale też zbuduje silniejsze relacje w zespole, pomimo bariery fizycznej odległości.
Weź udział w szkoleniu z umiejętności społecznych i podnieść swoje kompetencje z zakresu konstruktywnego rozwiązywanie konfliktów?
Zadzwoń lub napisz do nas
Jasne określenie celów
Zarządzanie zespołem zdalnym jest bardziej skomplikowane niż tradycyjne, jednak w rzeczywistości opiera się na tych samych zasadach: jasności, odpowiedzialności i komunikacji. W przypadku zarządzania wirtualnego te zasady mają większe znaczenie. Styl pracy zespołu rozproszonego sprawia, że łatwo jest czuć się oderwanym od głównego celu i stracić motywację. Niezwykle ważne jest, aby pracownicy zdalni wiedzieli, czym mają się zajmować, jakie są role poszczególnych członków zespołu, jaki jest czas na wykonanie zadań oraz znać sposób oceny pracy.
Przeczytaj także: Od czego zależy efektywność pracy zespołu?
Wspólne dyskusje i rozwiązywanie problemów
Szybkie reagowanie na ewentualne niejasności, regularne spotkania wideo czy chociażby wspólne sesje burzy mózgów, pomagają w budowaniu poczucia przynależności i zrozumienia między członkami zespołu zdalnego. Na barkach managera spoczywa tworzenie atmosfery otwartości i współpracy. Indywidualne podejście do problemu, empatia oraz gotowość wsłuchania się w potrzeby innych, decydują o skutecznym zarządzaniu zespołem rozproszonym. Liderzy, którzy mają problem z rozwiązywaniem konfliktów, mogą skorzystać z treningu podstaw komunikacji.
Motywowanie pracowników zespołu rozproszonego
Efektywne zarządzanie zespołem rozproszonym wymaga dostosowanie form motywowania do indywidualnych potrzeb pracowników. Dla jednych ważna będzie możliwość elastycznego czasu pracy, dla innych dostęp do nowoczesnych narzędzi czy udział w szkoleniach z rozwoju osobistego. Lider powinien również doceniać osiągnięcia i postępy swojego zespołu, chwaląc go otwarcie i dając konstruktywne informacje zwrotne.
Polecamy artykuł: Jak motywować zespół do pracy? Sposoby, techniki motywowania pracowników
Budowanie relacji i podtrzymywanie ducha zespołu
Funkcjonowanie zespołu rozproszonego sprawia, że poszczególni członkowie mogą odczuwać osamotnienie i wyobcowanie oraz mniejszą identyfikację z firmą. Rolą menedżera jest dbanie o budowanie zespołu opartego na wzajemnym zaufaniu, dbając o poczucie przynależności, regularną komunikację, aby pracownicy czuli się integralną częścią organizacji, niezależnie od miejsca, gdzie pracują.
Autor wpisu
Krzysztof Kamiński – psycholog biznesu, trener treningu psychologicznego oraz specjalista z zakresu psychoterapii uzależnień. Doświadczenie managerskie zdobywał kierując przez 20 lat różnymi zespołami sprzedażowymi. Pasjonuje się poszerzaniem samoświadomości oraz treningiem umiejętności społecznych.